Datenschutzhinweise für Kunden, Interessenten und Lieferanten

Stand: 20. Oktober 2026 · Information nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und unseren Leistungen. Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Abwicklung unserer Geschäftsbeziehung verarbeiten, woher diese Daten stammen, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage wir sie verarbeiten, an wen wir sie weitergeben, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Ihnen zustehen.

Diese Hinweise richten sich an unsere Kundinnen und Kunden, an Interessentinnen und Interessenten, an Lieferanten und sonstige Geschäftspartner und an die für diese Unternehmen handelnden Ansprechpersonen. Für die Nutzung unserer Website und unserer Plattform Anteon Connect gilt die Datenschutzerklärung auf www.anteon.de/datenschutz/.

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO bestellt. Sie können sich in allen Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte unmittelbar und vertraulich an ihn wenden:

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Stamm- und Kontaktdaten – Name, Funktion und Position, Unternehmenszugehörigkeit, dienstliche Anschrift, Telefonnummer, Mobilnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse und bevorzugter Kommunikationsweg.
• Vertrags- und Auftragsdaten – Anfragen, Angebote, Verträge, Objekt- und Auftragsbezüge, Konditionen, Laufzeiten, Leistungs- und Liefernachweise.
• Zahlungs- und buchhaltungsrelevante Daten – Rechnungen und Rechnungspositionen, Bankverbindung, Zahlungseingänge und offene Posten, steuerliche Angaben.
• Identifizierungsdaten nach dem Geldwäschegesetz – Ausweiskopie der unterzeichnenden Person sowie die über unseren Dienstleister eingeholten Angaben zu Registereintragung, Unternehmensstruktur und wirtschaftlich Berechtigten (siehe Abschnitt 5.5).
• Kommunikationsdaten – Korrespondenz per E-Mail und Post, Telefon- und Gesprächsnotizen, Nachrichten über soziale Netzwerke sowie sonstiger Schriftverkehr; bei entsprechender Einwilligung auch Aufnahmen und Transkripte von Terminen und Telefonaten (siehe Abschnitt 5.13).
• Marketing- und Interessentendaten – Angaben zu Ihren Interessen und Suchprofilen, Teilnahme an Veranstaltungen und Messen, Newsletter-Abonnements, Reaktionen auf unsere Werbemaßnahmen sowie Ergebnisse freiwilliger Umfragen.
• Nutzungsdaten – IT-Nutzungsdaten im Zusammenhang mit dem Versand und der Auswertung unserer E-Mail-Werbung.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO verarbeiten wir in der Geschäftsbeziehung nicht.

In der Regel erheben wir Ihre Daten unmittelbar bei Ihnen – etwa wenn Sie uns kontaktieren, ein Angebot anfordern, einen Vertrag mit uns schließen oder uns auf einer Veranstaltung Ihre Kontaktdaten überlassen. Darüber hinaus erhalten wir Daten über Sie aus den folgenden Quellen (Art. 14 DSGVO):

• von dem Unternehmen, für das Sie tätig sind, wenn es Sie uns als Ansprechperson benennt;
• aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere dem Handelsregister, Unternehmenswebsites, Branchen- und Firmenverzeichnissen sowie Fachpublikationen;
• aus beruflichen Netzwerken und Immobilienportalen;
• aus Ausschreibungen, Katalogen und von Fachmessen im Rahmen unserer Lieferantensuche;
• aus Empfehlungen von Geschäftspartnern;
• aus Handels- und Transparenzregistern sowie aus Sanktions- und PEP-Listen, soweit wir zur geldwäscherechtlichen Prüfung verpflichtet sind; diese Angaben werden über unseren Dienstleister eingeholt;
• aus der an uns gerichteten Korrespondenz Dritter, in der Angaben über Sie enthalten sind.

5.1 Anbahnung und Durchführung von Verträgen

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Anfragen zu bearbeiten, Angebote zu erstellen und die damit verbundene Korrespondenz zu führen, Verträge abzuschließen und durchzuführen, Sie als Bestandskundin oder Bestandskunden laufend zu betreuen sowie Reklamationen und Widerrufe zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind. Handeln Sie als Ansprechperson für ein Unternehmen, stützen wir die Verarbeitung Ihrer dienstlichen Kontaktdaten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Anbahnung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung mit dem von Ihnen vertretenen Unternehmen.

5.2 Neukundengewinnung, Interessenten- und Leadmanagement

Wir verarbeiten Daten potenzieller Kundinnen und Kunden, um Kontakt aufzunehmen, Bedarfe zu erfassen, Interessentenanfragen zu verwalten und passende Angebote zu unterbreiten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Gewinnung neuer Kunden im geschäftlichen Verkehr).

5.3 Lieferanten- und Einkaufsprozesse

Für unsere Beschaffung verarbeiten wir Daten bestehender und potenzieller Lieferanten: Suche und Auswahl, Prüfung im Hinblick auf Compliance-Vorgaben und Risiken, Anlage und Pflege der Lieferantenstammdaten, Abwicklung von Bestellungen einschließlich der Bearbeitung von Falschlieferungen und Retouren sowie Prüfung von Lieferscheinen, Leistungsnachweisen und Empfangsquittungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Lieferantenbasis, an der Einhaltung von Compliance-Vorgaben und an der Minimierung von Risiken).

5.4 Rechnungsstellung, Buchhaltung und Jahresabschluss

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Rechnungen zu erstellen und zu prüfen, den Zahlungsverkehr abzuwickeln, offene Forderungen zu verfolgen, unsere Geschäftsvorfälle vollständig und geordnet aufzuzeichnen, den Jahresabschluss zu erstellen und prüfen zu lassen sowie betriebliche Finanzkennzahlen auszuwerten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO, § 257 HGB und den umsatzsteuerlichen Vorschriften; für die Auswertung von Finanzkennzahlen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5.5 Geldwäscherechtliche Pflichten

Als Immobilienmakler unterliegen wir dem Geldwäschegesetz und sind verpflichtet, unsere Vertragspartner zu identifizieren und die Angaben aufzuzeichnen.

Wann wir prüfen. Bei der Vermittlung von Mietverträgen führen wir eine Identifizierung ab einer monatlichen Nettokaltmiete von 10.000 Euro durch. Bei Investmenttransaktionen identifizieren wir in allen Fällen, unabhängig vom Volumen.

Was wir verarbeiten. Wir selbst erheben eine Kopie des Ausweisdokuments der unterzeichnenden Person. Registerauszüge, Angaben zur Unternehmensstruktur und zu den wirtschaftlich Berechtigten sowie den Abgleich gegen die einschlägigen Sanktions- und PEP-Listen holen wir über einen spezialisierten Dienstleister ein, der diese Angaben als eigener Verantwortlicher aus Registern und Listen bereitstellt. Die Ausweiskopien speichert dieser Dienstleister in unserem Auftrag.

Sanktions- und PEP-Abgleich. Der Abgleich erfolgt maschinell. Ein Treffer führt nicht automatisch zu einer Entscheidung über die Geschäftsbeziehung: Jeder Treffer wird durch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geprüft, und über die Begründung oder Fortführung der Geschäftsbeziehung entscheidet stets ein Mensch. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden.

Verdachtsmeldungen. Bei Verdachtsfällen sind wir gesetzlich zur Meldung an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) verpflichtet; über eine solche Meldung dürfen wir Sie nicht informieren.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 2 Abs. 1 Nr. 14, §§ 10 ff., § 8 und § 43 GwG. Soweit im Rahmen des Abgleichs Angaben verarbeitet werden, die sich auf Straftaten oder den Verdacht von Straftaten beziehen, erfolgt dies auf Grundlage des Art. 10 DSGVO in Verbindung mit den genannten Vorschriften des Geldwäschegesetzes.

Aufbewahrung. Die Aufzeichnungen und Ausweiskopien bewahren wir mindestens fünf Jahre ab Ende des Kalenderjahres auf, in dem die Geschäftsbeziehung endet; spätestens nach zehn Jahren werden sie vernichtet (§ 8 Abs. 4 GwG).

5.6 Direktwerbung und Newsletter

Wir informieren unsere Kundinnen und Kunden sowie Interessentinnen und Interessenten über unsere Leistungen, über Objekte und über Marktentwicklungen. Dies geschieht auf den folgenden Wegen:

• E-Mail-Werbung an Bestandskunden – haben wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit einer Geschäftsbeziehung erhalten, nutzen wir sie für Werbung für eigene, ähnliche Leistungen. Sie können dem jederzeit widersprechen; die Kosten hierfür beschränken sich auf die Übermittlungskosten nach den Basistarifen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG.
• Newsletter für Abonnenten – haben Sie unseren Newsletter abonniert, versenden wir ihn auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
• Auswertung unserer E-Mail-Werbung – wir messen mithilfe eines Zählpixels, ob und wie unsere Nachrichten geöffnet und genutzt werden, um Inhalt und Versandzeitpunkt zu verbessern. Diese Auswertung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG für den Zugriff auf Ihre Endeinrichtung und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die anschließende Verarbeitung.
• Postalische Werbung – wir versenden Informationen und Werbematerial per Post. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, im Übrigen Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
• Telefonische Werbung – gegenüber Unternehmen auf Grundlage einer mutmaßlichen Einwilligung nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG, gegenüber Verbraucherinnen und Verbrauchern ausschließlich auf Grundlage Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f bzw. lit. a DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über den Abmeldelink in jeder Werbe-E-Mail oder über die oben genannten Kontaktdaten.

5.7 Anteon Connect

Für unsere Plattform Anteon Connect gilt bis auf Weiteres Abschnitt 12 der Datenschutzerklärung auf www.anteon.de/datenschutz/.

5.8 Messen und Veranstaltungen

Wir präsentieren unsere Leistungen auf Messen und Veranstaltungen und verarbeiten die Kontaktdaten, die uns dort überlassen werden, um die Korrespondenz mit Besucherinnen und Besuchern zu führen, Kontakte nachzubereiten und den Erfolg der Maßnahme zu bewerten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie, soweit Sie uns eine solche erteilt haben, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5.9 Marktforschung

Wir führen Befragungen und Umfragen durch und werten Branchendaten aus, um unsere Leistungen an Marktgegebenheiten und Kundenwünsche anzupassen. Die Teilnahme an Befragungen ist freiwillig.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

5.10 Auftritte in sozialen Netzwerken

Wir betreiben Unternehmensprofile bei Facebook, Instagram, LinkedIn und XING, um über unsere Leistungen zu informieren und mit Interessentinnen, Interessenten und Kunden in Kontakt zu treten. Verarbeitet werden dabei Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, Nachrichten, die Sie uns über die Plattform senden, sowie Nutzungsdaten, die die jeweilige Plattform erhebt.

Für die Verarbeitung von Nutzungsdaten auf unseren Profilseiten sind wir gemeinsam mit den Plattformbetreibern verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Mit Meta Platforms Ireland Ltd. und LinkedIn Ireland Unlimited Company bestehen entsprechende Vereinbarungen über die gemeinsame Verantwortlichkeit; deren wesentlichen Inhalt stellen die Anbieter in ihren Datenschutzhinweisen bereit. Auf die Verarbeitung durch die Plattformbetreiber selbst haben wir nur begrenzten Einfluss. Rechte können Sie sowohl uns als auch dem jeweiligen Anbieter gegenüber geltend machen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Außendarstellung und Kommunikation) sowie, soweit auf der Plattform eine Einwilligung eingeholt wird, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5.11 IT-Betrieb

Für den Betrieb unserer Website, unserer Dokumenten- und Kommunikationssysteme und unserer Telefonanlage verarbeiten wir die dabei anfallenden Nutzungs- und Verbindungsdaten. Zweck ist die Bereitstellung, Wartung und Sicherheit dieser Systeme.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen IT-Betrieb).

5.12 Automatische Ablage der Korrespondenz im Kundenverwaltungssystem

Unsere dienstliche E-Mail-Korrespondenz mit Externen wird automatisch in unserem Kundenverwaltungssystem (FLOWFACT) abgelegt. Das gilt für die von uns versandte ebenso wie für die an uns gerichtete Korrespondenz, und damit auch für Nachrichten, die Sie uns senden, sowie für Angaben über Sie, die in der Korrespondenz Dritter enthalten sind.

Zweck ist die Nachvollziehbarkeit der Kommunikation zu einem Objekt oder Vorgang, die Vertretungsfähigkeit bei Abwesenheit und die geordnete Übergabe von Vorgängen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Korrespondenz der Vertragsanbahnung oder -durchführung dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren und vertretungsfähigen Bearbeitung von Geschäftsvorgängen).

5.13 Aufnahme und Transkription von Terminen und Telefonaten

Wenn wir in Videokonferenzen über Microsoft Teams die Transkriptionsfunktion nutzen, um Termine festzuhalten und nachbereiten zu können, geschieht das ausschließlich, wenn alle Beteiligten vorab darauf hingewiesen wurden und zugestimmt haben. Ohne Zustimmung aller Beteiligten wird nicht transkribiert. Sie können Ihre Zustimmung verweigern oder jederzeit widerrufen; das Gespräch findet dann ohne Transkription statt.

Unsere Geschäftsführung zeichnet Termine und Telefonate zudem mit Plaud auf, einem Aufnahmegerät mit Transkriptionsdienst, ebenfalls nur nach Hinweis und mit Zustimmung aller Beteiligten. Plaud-Aufnahmen und -Transkripte sieht nur die Geschäftsführung; sie werden gelöscht, sobald sie für ihren Zweck nicht mehr erforderlich sind. Funktionen, die Personen an ihrer Stimme wiedererkennen, nutzen wir nicht.

Aus dem Gespräch wird ein Transkript erstellt. Das Transkript verwenden wir ausschließlich zur Nachbereitung des Gesprächs und zur Dokumentation getroffener Absprachen; dafür kann unser KI-System Claude (Abschnitt 5.14) daraus eine Zusammenfassung erstellen; Claude verarbeitet die Daten dabei in den USA (Abschnitt 8). Teams-Transkripte können alle eingeladenen Beschäftigten abrufen (Lesezugriff), Externe nur, wenn die organisierende Person die Datei teilt. Teams-Transkripte laufen nach 120 Tagen ab und liegen danach bis zu 93 Tage im Papierkorb.

Teams-Transkripte verarbeitet Microsoft als unser Auftragsverarbeiter im Rahmen von Microsoft 365, Plaud-Aufnahmen die Plaud, Inc. (USA) als unser Auftragsverarbeiter; gespeichert und verarbeitet wird bei Plaud in der EU (Abschnitt 8).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

5.14 Einsatz von KI-gestützten Systemen

Zur Unterstützung der Sachbearbeitung setzen wir Claude Team der Anthropic Ireland, Limited ein. Unsere Beschäftigten nutzen das System, um Exposés und Präsentationen zu entwerfen, Marktzahlen auszuwerten, Mietverträge zu prüfen, Korrespondenz vorzubereiten und Auswertungen aus unseren Bestandssystemen aufzubereiten. Dabei können dienstliche Kontakt-, Korrespondenz- und Vertragsdaten von Kunden, Interessenten und Lieferanten übermittelt und beim Anbieter verarbeitet werden. Daneben nutzen wir ChatGPT Business der OpenAI Ireland Limited ausschließlich für Aufgaben ohne Personenbezug, im Wesentlichen für die Bearbeitung von Bildmaterial.

Die Anbieter verwenden die übermittelten Inhalte vertraglich nicht zum Training ihrer Modelle. Eine interne Arbeitsanweisung verpflichtet unsere Beschäftigten zur Datensparsamkeit. Die Systeme treffen keine Entscheidungen; jedes Ergebnis wird vor der Verwendung durch einen Menschen geprüft.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO geben wir in diese Systeme bewusst nicht ein. Da das System über Konnektoren auf unsere Postfächer und unser Kundenverwaltungssystem zugreift, lässt sich jedoch nicht ausschließen, dass entsprechende Angaben in einzelnen Nachrichten enthalten sind. Eine gezielte Erhebung oder Auswertung solcher Angaben findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Sachbearbeitung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Vertragserfüllung dient.

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung jederzeit widersprechen. Das gilt auch für ein mit der Direktwerbung in Verbindung stehendes Profiling. Widersprechen Sie, verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO). Für den Widerspruch entstehen Ihnen keine anderen Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen.

Ihren Widerspruch können Sie formlos erklären – per E-Mail an datenschutz@anteon.de, schriftlich an die oben genannte Anschrift oder über den Abmeldelink in jeder Werbe-E-Mail. Um Ihren Widerspruch dauerhaft umsetzen zu können, speichern wir Ihre Kontaktdaten in einer Sperrliste. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 21 Abs. 3 DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Sie künftig nicht erneut zu kontaktieren.

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen – insbesondere Vertrieb und Kundenbetreuung, Marketing, Einkauf, Buchhaltung und Geschäftsführung.

Außerhalb unseres Unternehmens übermitteln wir Ihre Daten an die folgenden Kategorien von Empfängern:

• Anbieter von CRM- und Immobiliensoftware – für die Verwaltung von Kunden-, Interessenten- und Objektdaten, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
• Anbieter von Cloud-, Hosting- und Kommunikationsdiensten – für den Betrieb unserer Arbeitsplatz-, Dokumenten-, Plattform-, Website- und Telefoniesysteme, als Auftragsverarbeiter.
• Anbieter von E-Mail-Marketing- und Druckdienstleistungen – für den Versand unserer elektronischen und postalischen Werbung, als Auftragsverarbeiter.
• Dienstleister für die geldwäscherechtliche Identifizierung – für die Einholung von Registerauszügen, die Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter und den Abgleich gegen Sanktions- und PEP-Listen, als eigener Verantwortlicher; für die Speicherung der Ausweiskopien als Auftragsverarbeiter.
• Betreiber sozialer Netzwerke – im Rahmen unserer Unternehmensprofile, teilweise als gemeinsam Verantwortliche nach Art. 26 DSGVO.
• Anbieter von Reichweiten- und Analysediensten – zur Messung der Nutzung unserer Online-Angebote, als Auftragsverarbeiter.
• Anbieter von KI-Sprachmodellen und von Transkriptionsdiensten – im Umfang der in den Abschnitten 5.13 und 5.14 beschriebenen Nutzung, als Auftragsverarbeiter.
• Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung – für die Buchhaltung, die Jahresabschlussprüfung und die rechtliche Beratung.
• Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister – für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs.
• Eigentümer und Verkäufer von Objekten – im Rahmen des Vermarktungsreportings zu ihren Objekten. Sie sind für ihre weitere Verarbeitung eigenständig verantwortlich.
• Notariate, Eigentümer, Hausverwaltungen und Mietparteien – soweit dies zur Durchführung der jeweiligen Vermittlung erforderlich ist. Diese Empfänger sind für ihre weitere Verarbeitung eigenständig verantwortlich; Ihre Rechte machen Sie dort unmittelbar geltend.
• Behörden und Gerichte – insbesondere die Finanzverwaltung und, im Rahmen unserer geldwäscherechtlichen Pflichten, die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU), soweit wir gesetzlich zur Übermittlung verpflichtet sind.

Mit allen Dienstleistern, die Ihre Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte zu deren eigenen Werbezwecken oder eine Veräußerung Ihrer Daten findet nicht statt.

Einen Großteil Ihrer Daten verarbeiten wir innerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums. In die Vereinigten Staaten von Amerika gelangen Daten vor allem über unser KI-System Claude: Anthropic verarbeitet und speichert Eingaben und die über Konnektoren gelesenen Inhalte in den USA. Das kann Ihre Kontaktdaten und unsere Korrespondenz mit Ihnen betreffen. Daneben kann es bei einzelnen Cloud-, Analyse- und Social-Media-Diensten zu einer Verarbeitung in den USA oder zu einem Zugriff von dort kommen. Für Aufnahmen mit Plaud ist die Plaud, Inc. in den USA Vertragspartner; Aufnahmen und Transkripte werden in der EU gespeichert und verarbeitet, ein Zugriff aus den USA ist rechtlich möglich.

Für die Vereinigten Staaten besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (EU-US Data Privacy Framework). Soweit unsere Dienstleister nach diesem Rahmenwerk zertifiziert sind, stützt sich die Übermittlung auf Art. 45 DSGVO. Im Übrigen haben wir mit den betreffenden Anbietern die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vereinbart und diese durch ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen abgesichert. Eine Kopie der jeweils einschlägigen Garantien erhalten Sie auf Anfrage bei unserem Datenschutzbeauftragten.

Die folgende Übersicht unterscheidet zwischen der gesetzlichen Mindestaufbewahrung, vor deren Ablauf wir nicht löschen dürfen, und dem Zeitpunkt, zu dem wir löschen oder die weitere Erforderlichkeit prüfen.

Daten, die wir nur noch wegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht aufbewahren, verwenden wir ausschließlich für den Zweck, der diese Pflicht begründet.

Unabhängig davon bewahren wir Daten so lange auf, wie sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Ein Löschverlangen steht dem insoweit nach Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO nicht entgegen; die Aufbewahrung selbst stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit den Verjährungsvorschriften der §§ 195, 199 BGB.

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt (Art. 22 DSGVO). Das gilt auch für den Einsatz der in Abschnitt 5.14 beschriebenen KI-Systeme und für den in Abschnitt 5.5 beschriebenen Abgleich gegen Sanktions- und PEP-Listen: Beide unterstützen die Sachbearbeitung, die Entscheidung trifft stets ein Mensch.

Ihnen stehen als betroffener Person die folgenden Rechte zu. Sie können diese jederzeit und unentgeltlich gegenüber den oben genannten Stellen geltend machen; wir beantworten Ihr Anliegen innerhalb eines Monats nach Eingang (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten, sowie eine Kopie dieser Daten erhalten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Sie können die Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO) – Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein sonstiger Ausschlussgrund entgegensteht.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) – Sie können verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt verarbeiten, etwa während wir die Richtigkeit bestrittener Daten prüfen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung automatisiert verarbeiten, können Sie diese in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – Sie können der Verarbeitung, die wir auf ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) stützen, aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – Haben Sie uns eine Einwilligung erteilt, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Der Widerruf ist formlos möglich; eine Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten genügt.

Unabhängig von den vorgenannten Rechten haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt. Sie können sich an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden. Für uns zuständig ist:

Wir bitten Sie, sich vorab an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden – häufig lassen sich Anliegen auf diesem Weg schneller klären. Ihr Beschwerderecht bleibt davon selbstverständlich unberührt.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, soweit im Folgenden nichts anderes gilt. Wir benötigen jedoch bestimmte Angaben – insbesondere Ihre Kontakt- und Vertragsdaten sowie die für die Rechnungsstellung erforderlichen Angaben –, um einen Vertrag mit Ihnen schließen und durchführen zu können. Ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten und keinen Vertrag mit Ihnen schließen.

Im Rahmen unserer geldwäscherechtlichen Pflichten sind Sie gesetzlich verpflichtet, uns die für die Identifizierung erforderlichen Angaben und Nachweise zur Verfügung zu stellen (§ 11 Abs. 6 GwG). Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, dürfen wir die Geschäftsbeziehung nicht begründen oder fortsetzen. Alle darüber hinausgehenden Angaben stellen Sie freiwillig zur Verfügung.

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich unsere Verarbeitungstätigkeiten oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt jeweils die aktuelle, auf unserer Website abrufbare Fassung. Der Stand dieser Fassung ist oben auf dieser Seite angegeben.